Faturanız Reddedildi: Faturalandırma Kurumları İçin En Önemli 8 İpucu |

Bir işletme veya kurumsal müşteri ile bir anlaşmanın kapatılması, küçük, büyük ve benzer tüm işletmeler için büyük bir destek.

Ödeme alınıyor. Tamamen başka bir şeydir.

Umduğun kadar yumuşak bir şekilde gidebilir, ya da tam bir karmaşa içinde olabilir. Her şey müşterilerinizi faturalandırma şekline bağlıdır. Alındıktan ve kaydedildikten sonra, fatura, bir şey ters gitmediği sürece hesabınıza para aktaran bir dizi işlemi tetikler.

Faturalarınızı zamanında temizlemenin anahtarı detaylarda saklıdır. Aşağıdaki ipuçları iki yıllık hesabımdan alacaklar ve alacaklar hesaplarından gelir ve bunları takip etmek size zaman, para ve stres yaratır.

Ayrıca Bakınız: Hesaplar Ödenebilir mi? Dakikadaki Metrikler

1. Faturalarınızın gerçekte nereye gittiğini bilin

Büyük şirketlerle uğraşırken, Borç Hesaplarının dış kaynak kullanımı ve otomatikleştirilmesi gereken ilk süreçlerden biri olduğunu aklınızda bulundurmalısınız. Ve otomatizasyonun olduğu yerde, hata toleransı yokluğun yanındadır. Bu, faturalarınız için de geçerlidir.

Bu, farklı bir ülkedeki (ve hatta farklı bir saat diliminde) birisinin muhtemelen faturalarınızı ayırdığı anlamına gelir. Bir üçüncü taraf veya paylaşılan bir hizmet merkezi olsun, kalite standartları titizdir. Bir faturayı, özellikle de küçük bir satıcıdan, bir şeylerin kapalı olduğuna dair en ufak bir şüphe ile reddetmekten çekinmeyeceklerdir. Önemsiz bir ayrıntı olarak size görünen şey, bir denetim durumunda dış kaynak ortağı için ciddi yankı uyandırabilir.

Ayrıca, AP yüksek hacimli belgelerle çalışır ve her biri çok hızlı bir şekilde değerlendirilir. Her faturanızı ayrıntılı olarak analiz etmek için zaman yok - doğru ya da değil, ve bu kadar. Faturalarınızın hemen kabul edildiğinden ve onaylandığından emin olun. Nasıl? Eh, zorlayarak!

2. Baştan sona

Gördüğüm ödeme sorunlarının çoğunluğu, müşterinin fatura şartlarını basitçe takip ederek kolayca önlenebilirdi. Bununla birlikte, anlaşmada yer alan daha fazla kişi bu bilginin kaybolma şansını artırır.

Satış temsilcileri genellikle faturalandırma talimatlarını alan kişilerdir, ancak yeni potansiyel müşterilere daha fazla odaklanırken, ihmal etme eğilimindedirler. Gelecek formaliteler.

Satışlarınızın ve faturalarınızın aynı sayfada olduğundan emin olun. Doğru şekilde yayınlanıp yayınlanmadığını kontrol etmek için faturanın sonrasını beklemeyin.

Ayrıca Bakınız: Fatura Finansmanı Ne Zaman Yapılır?

3. Faturalarınızın okunabilir olmasını sağlayın

Elektronik veya kağıt faturaları gönderiyor olun, büyük ihtimalle en başta taranır ve bir fatura okuma yazılımına yönlendirilir. AP muhasebecisi onları doğrular.

Burada birçok şey yanlış gidebilir. Her şeyden önce, bu uygulamalar renk okumada iyi değildir. Faturalarınızı farklı tonlarla zenginleştirebilirsiniz, ancak bunları basit tutmak en iyisidir. Tüm metin ve sayıların siyah olması gerekir.

Ayrıca, faturaları kendiniz taramayın, sonuçta elde edilen görüntü müşterinin sisteminde okunamayacağından emin olur. Gitmenin en doğru yolu bir PDF oluşturmaktır.

İkincisi, temel bilgilerin (fatura tarihi, son ödeme tarihi, numarası, PO numarası, şirket adı ve adresi, tutarları ve vergi oranları) dikkate alındığından emin olun. İlk bakışta fark edilmesi kolay olmalı. Aksi takdirde, bilgiler gerçekten de olsa, fatura hemen reddedilebilir.

4. Fatura doğru varlık

Şirket ne kadar büyükse, sahip olma olasılığı o kadar fazladır. Sipariş formu aksini belirtmediği sürece, iş yaptığınız birimi faturalandırın.

Birçok satıcı doğru fatura adresi hakkında şüpheye düştüğünde faturalarını şirket merkezine bildirme eğilimindedir. AP bunları reddeder ve belgeyi düzeltilmiş detaylarla tekrar göndermeyi ister.

Ayrıca, şirket adını veya adresini kısaltmayın. Bazı ülkeler (örneğin Singapur) bununla ilgili çok sıkı düzenlemelere sahiptir ve AP kısaltmalar veya eksik detaylar içeren faturaları kabul etmeyebilir.

Bu saçma gelebilir, ancak bazen yanlış bir kat veya sokak numarası olan faturaları reddetmek zorunda kaldım. müşterinin adresinde. İş ortağınız tarafından tam olarak ne sağladığınızı kullanın.

Ayrıca Bkz. Nakit Akışı Nasıl Tahmin Edilir

5. Satınalma siparişine uyun

Müşterileriniz muhtemelen faturanızda bir satın alma siparişi (veya "PO") numarası isteyecektir. Durumun geçerli olup olmadığını ve PO'da yer alan tüm bilgilere uyduğunuzdan emin olun.

PO, bu numarayı kullanarak faturaları ayırırken AP'nin ilk sırada yer aldığı noktadır. Bulunmuyorsa veya tespit edilmesi zorsa, fatura reddedilebilir ve amaçlanan ödeme işlemini kaçırır. PO'nun kapsadığı mali dönemi ve mevcut nakit durumunu takip edin. Bir faturayı PO tarihi geçmiş veya para dışı bırakarak göndermek, ödemeyi haftalar değilse de gün cinsinden geciktirir. Bu, özellikle bir mali yıl / çeyrek dönemden diğerine geçiş sırasında sorunludur.

Ayrıca, tek bir fatura başına bir PO tutmak için de iyi bir uygulamadır. Tek bir belgede birkaç PO'nun dahil edilmesi daha uygun görünebilir, ancak özellikle de bunlardan biriyle ilgili bir sorun olduğunda, AP'nin kitabını zorlaştırır.

6. Doğru döviz cinsinden fatura

Para birimi tutarsızlığı, özellikle yabancı kuruluşlarla ticaret yaparken geciken ödemelerin ortak bir nedenidir. Bununla başa çıkarken çok dikkatli olun.

Hindistan gibi bazı ülkeler, yabancı para cinsinden banka havalelerini işlemeyi çok zorlaştırıyor. Bunun için aylarca süren ödemeleri gördüm, yalnızca yeni bir sipariş vermekle çözüldü.

Müşterinizi yerelden farklı bir para biriminde faturalandırıyorsanız, aynı zamanda Vergiler dahil ve hariç faturadaki tutarlar

Ayrıca Bakınız: Her İşletmeyi Sahip Olması Gereken 7 Anahtar Metrikleri

7. Adres defterinizi düzenli olarak gözden geçirin

Kişilerinizi sık sık faturalamadığınız zamanlarda kişilerinizi güncel tutmak çok önemlidir. Büyük şirketler, sürekli olarak e-posta adreslerini değiştirerek sonuçlanan süreçlerini ve veri yönetim sistemlerini geliştirir.

Genellikle, önceden haberleşirler, ancak otomatik e-postalar gelen kutunuzda kolayca kaybolabilir veya spam olarak filtrelenebilir. Faturalarınızı kişisel bir e-postaya gönderirseniz, CC'ye genel bir finans veya muhasebe adresi eklediğinizden emin olun. İnsanlar gelip gitmiyor, bu yüzden artık şirkette olmayan birine ulaşma hatasını yapmayın.

AP muhasebecileri de gelen kutularını istedikleri sıklıkta kontrol edemezler. Faturalarınızı genel kanallar aracılığıyla göndermek, standart zaman çerçevesinde ele alınmasını sağlayacaktır.

8. Bir gülümseme ile takip edin

Reddedilen faturanız veya gecikmiş bir ödemeyle ilgili olarak AP ile takip ettiğinizde arkadaşça olmak uzun bir yol kat edecektir. Doğal olarak, parayı zamanında talep etme hakkına sahipsiniz, ancak bir AP katipiyle olumsuz bir tavır almanıza yardımcı olmaz.

Sorun muhtemelen onların hatası değildir. Empati ve nezaket gösterirseniz, sizin için ekstra bir mil gitme olasılığı daha yüksektir. İşleri son derece sıradan, bu yüzden onları makinelerden ziyade insanlar olarak ele almak sizin lehinize çalışacaktır.