İYileştirilmiş İş Yazımı için Araçlar, İpuçları ve Püf Noktaları

Üniversitede aldığım birçok dersten en zorlu iş yazımıydı. Planları iş kariyerlerini içeren öğrenciler, soyut kurallara, referans standartlarına, kafa karıştırıcı yasal dile ve bu sınıflarda sunulan diğer materyallere ilgi duymazlar. Farklı belgeleri düzenlemek ve yazmak için harcadığım bir süre geçtikten sonra, sınıf arkadaşlarım ve ben daha da karıştılar.

Net ve özlü yazı iş dünyasında kolayca gelmeli ve sonsuz sayıda resmi e-postanın gün içinde gönderildiği önemli mesajlar iletilir. Ancak, tüm iş adamları yazılı kelimelerle etkili bir şekilde iletişim kuramazlar. Neyse ki, bu beceriyi geliştirmeye kararlı olduğumuz sürece her zaman iyileştirme alanı vardır.

Bu iş yazım kursu bana birçok şey öğretti, ancak çok pratik bir tavsiyede bulunmadı. Birçok e-posta, plan ve iş yazışmasından sonra, sizinle paylaşmak üzere olduğum bazı pratik geliştirmeler yaptım.

Ayrıca Bakınız: Bir İş Planı Nasıl Yazılır

Geliştirilmiş iş yazımı için araçlar:

Pratik İş yazımı becerilerinizi geliştirmenin en iyi yoludur, ancak yine de süreci daha etkili hale getirecek bazı araçlara ihtiyacınız vardır. Çok fazla deneme ve hatadan sonra, mükemmel sonuçlar vermeyi başaramayan bu beş aracı buldum:

1. Email Excellence

Yazmak için önemli bir e-postanız olduğunda, ancak boş mesaj kutusuna bakarken kendinizi bulamaya ihtiyacınız var. Email Excellence, her öğenin açık açıklamaları ile mesajlarınız için temel bir anahat sunar. Ve hatta size başlangıç ​​noktaları sağlar.

2. NinjaEssays

Bu web sitesi acil durumlar için en iyi çözümdür. Hazırlanmak için acil bir dokümana sahipseniz veya son başvuru tarihine bakılmaksızın gerekli içeriği yazamıyorsanız, özel yazarlık hizmeti veren NinjaEssays'deki profesyonel yazarlar size yardımcı olabilir. Şirket, tüm kategorilerden yazar ve editörler sunmaktadır, böylece iş belgelerinizi hiçbir zaman yazılı ve mükemmel hale getirebilirsiniz.

3. Docstoc

Gizlilik sözleşmesi, toplantı bildirimi veya çalışan performans değerlendirmesi gibi önemli bir belge yazmanız gerekiyorsa, Docstoc'un bir form sunup sunmadığını kontrol etmelisiniz. Bir şablonla daha iyi ve daha hızlı sonuçlar elde edebilmek için bu belgeleri sıfırdan oluşturmanız gerekmez.

4. Dragon Dictation

Bu, yazı yazmaktan genellikle daha rahat konuşan iş adamları için mükemmel bir araçtır. Akıllı telefon, tablet veya bilgisayardaki Dragon Dictation'ı kullanabilirsiniz. Yapmanız gereken tek şey konuşmak, ve araç kelimelerinizi metne çevirecektir. Ardından, içeriği bir Word belgesine, e-postaya veya sosyal medyaya verebilirsiniz.

5. Scrivener

Eğer uzun bir belge yazmanız gerekiyorsa, Word'de bunu yapmak sizi daha fazla şaşırtabilir. Scrivener, içeriği bölümler halinde düzenlemenizi ve doğru siparişi alana kadar hareket ettirmenizi sağlar. Ayrıca, paragrafların yanı sıra araştırma bilgileri ve notlar ekleyerek işinizi kolaylaştırabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız: İş Başvurularına Asla Söylemeyeceğiniz Şeyler

Bplans (@teambplans) tarafından 19 Ocak 2016 tarihinde saat 12: 00'de yayınlanan bir fotoğraf: 15:00 PST

İpuçları ve püf noktaları:

Kelimeleri vurgulamaktan kaçının

Önlenecek ilk kelime . Sizi en az yaratıcı kişi olarak tasvir ediyor. Bu kelimeyi neredeyse tüm yapılarda değiştirmenin farklı yolları vardır. Örneğin, birinin iş fikirlerinin “çok geleneksel” olduğunu söylemek yerine, muhafazakâr kelimesini kullanabilirsiniz. Bir adayı “çok güçlü kişilik” olan bir kişi olarak tanımlamak yerine, onun kararlı, kararlı veya boyun eğmez olduğunu söyleyebilirsin.

Edatların aşırı kullanılmasından kaçının

Bu kelimeler ve ifadeler, Bir paragraftan diğerine geçiş yapmak, ancak genellikle metni zayıflatır ve gereksiz sözcükler katmaktadır. “12 Şubat'ta bütçe iyileştirmelerine yönelik önerilerle ilgili bir toplantımız olacak” yazısını yazmak yerine “12 Şubat'ta bir bütçe toplantımız olacak” diyebilirsiniz. İş yazışması verimlilikle ilgilidir.

jargonundan kaçının

İş arkadaşlarınızla konuştuğunuzda iş jargonu eğlenceli olabilir, ancak e-posta ve dokümanlarda aptalca ses çıkarmanızı sağlar. Bir dahaki sefere bir kaplan takımına , yanan platform , çekirdek yetkinliği 'a, iğnesini veya kutunun dışında düşünün, kendini ifade etmenin daha net bir yolunu bulmalısın

İş dünyasının dışındaki insanlarla iletişim kurduğunuzda klişelerden kaçınmak özellikle önemlidir.

Büyük kelimeler kullanmayın

Deneyimsiz yazarlar, büyük kelimeler kullanmanın içeriğini daha iyi hale getireceğini düşünüyorlar. “Akıllı” kelimesi sahip olduğu çok sayıdaki hece tarafından belirlenir. yerine kelimesini kullanmak istediğinizde, yerine kullanılsın mı? Yapma! Basit kelime dağarcığına güvenmek her zaman daha iyidir.

Aktif ses için amaç

Pasif cümleler harekete geçen kişi veya kişiye odaklanır, böylece okuyucu eylemden sorumlu kişiyi açıkça tanımlayamaz. Pasif ses genellikle iş yazımının ilkelerinin tam tersi olan dolaylı ve tatsız geliyor.

“Proje Michael tarafından sunuldu” demek yerine “Michael projeyi sundu” için gitmelisiniz.

E-posta al mesajlar daha kısa

Aksi halde, alıcının dikkatini kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Okuyucunun doğrudan akıllı telefonlarından okumasını ve yanıtlamasını kolaylaştıracak beş veya daha az cümleyi hedefleyin. Söyleyecek pek çok önemli konuya sahipseniz, bir toplantı veya video konferans planlamaya çalışın.

Çok fazla ünlem işareti kullanmayın

İş yazımında bir noktayı vurgulamak iyi bir şeydir, ancak çok fazla ünlem işareti kullanmak Etki.

Unutmayın: Bir cümlenin sonunda asla bir ünlem işareti koyma. Bu size kaba görünmenizi sağlar.

Sözcükten kaçının

Bu, iş belgelerindeki en yaygın zayıflıktır. Bir mezuniyet şartı ile karşılaşmak zorunda değilsiniz - üniversiteyi bitirdiğinizde sona eren günler. Bilgiyi sulandıran uzun cümleler yazmak yerine, daha az kelimeyle daha fazla öz içeren daha kısa olanları hedefleyin.

Kitlenizi tanıyın

Uygun bir e-posta yazmak istiyorsanız, alıcının sorunun hakkında ne bildiğini anlamalısınız. sen odaklan. İzleyiciye ve duruma bağlı olarak iş yazışmanızın söz dağarcığını, tonunu ve stilini ayarlamanız gerekir.

İçeriği yüksek sesle okuyun

Bir alıcıya göndermeden önce belgenin veya mesajın nasıl ses çıkardığını görün. Bu sadece tarzınızı ve netliğinizi geliştirmenize yardımcı olmayacak, aynı zamanda eksik kelimeler, tekrarlanan ifadeler ve yazım hataları gibi hataları bulmanızı da sağlayacaktır.

Ayrıca Bkz: 5 Kolay Adımda Misyon Bildirimi Nasıl Yazılır

Unutmayın: İş yazımı geliştirmek için önemli bir beceridir.

Bir iş adamı olarak her zaman harika bir izlenim bırakmak zorundasınız. Hiçbir yapıya ve birden fazla hataya sahip kafa karıştırıcı bir e-posta yazmak, bunu başarmanın en iyi yolu değildir. Ne kadar zor olursa olsun, iş yazıları üzerinde çalışmaya değer. Yukarıda listelenen ipuçları ve araçlar, daha etkili bir şekilde yazarak kendinizi ifade etmenizi sağlayacaktır.

Herhangi bir ek ipucunuz var mı? İş yazışmanızda size yardımcı olması için bu araçlardan herhangi birini kullandınız mı? Bizi yorumlarda belirtin.