Başarılı Proje Planlamasının Yedi Adımı

Son zamanlarda birçok proje ekibinin bir parçası oldum. Bu deneyimlerden bazıları, proje yönetim planlamasının ve uygulamasının nasıl geliştirilebileceğini anlamak için proje planlama sürecine geri adım atmamı sağladı.

Neden yetenekli insanlar tarafından yönetilen projeler gecikmeli ya da tamamlanmamış oluyor? Proje ekipleri neden bazen hareketli bir hedefe ateş ettiklerini hissederler? Doğru planlama ya da sistematik bir yaklaşım yaratmadaki başarısızlığın projelerde ölümcül olabileceğini düşünüyorum.

Proje planlaması nedir?

Proje planlaması, hedeflerinizi ve kapsamınızı, hedeflerinizi ve kilometre taşlarınızı tanımlamaktır.) ve her adım için görevler ve bütçe kaynakları atamak. İyi bir plan, ilgili herkesle kolayca paylaşılabilir ve düzenli olarak yeniden ziyaret edildiğinde en yararlı olanıdır. Sadece bir planın ana hatlarını çizerek ve asla ekibinizle asla tartışmak, boşa harcanan zaman ve çaba için iyi bir reçetedir.

Proje planlamanızı basit bir Google dokümanında yapabilir veya proje yönetim yazılımını kullanabilirsiniz. Proje yönetim yazılımını kullanmanın yararı, tüm belgelerinizi ve teslim edilebilirlerinizi tek bir yerde saklayabilmeniz ve önemli tartışmaların ve kararların e-postaya veya Slack boşluğuna kaybolabilmesidir. Örneğin Basecamp gibi bir araçla, ilerlemeyi takip etmek ve birkaç farklı kişiyle işbirliği gerektiren konuşmaların ve öğelerin kaydını tutmak kolaydır.

Proje yönetimini hızlı tempolu bir başlangıçta veya bir süreç içinde düşünürseniz. Her şey başlangıçta çok fazla zaman alıyor gibi görünebilir. Ancak, proje planınızı en baştan itibaren belgelendirirseniz ve sizi ve ekibinizi yolda tutmak için bir yol haritası olarak kullanırsanız, çok fazla zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilirsiniz.

İşte başarılı proje planlamasının yedi anahtarı. Başlamana yardım et.

1. Planınızı paydaşlar için bir yol haritası olarak düşünün

Her projenin, projenin ilk aşamasının tamamlanmasından sonra değişmemesi gereken, açıkça tanımlanmış hedeflere sahip bir yol haritasına ihtiyacı vardır. Projenin yürütülmesinden veya projenin yürütülmesinden sorumlu olan tüm paydaşların isimleri belirlenmeli ve ihtiyaçları başlangıç ​​proje planlama sürecinde belirtilmelidir.

Bu paydaşlar aşağıdakileri içerebilir:

• Proje yöneticisi veya nihai olarak tamamlanmasından sorumlu kişi
• Teslim edilenleri alan "müşteri" , bu sizin takımınızda (dahili) veya gerçek bir ödeme yapan bir müşteri olabilir.
• Ekip, ya da herhangi bir taktiğin sorumluları Plan

Her bir paydaşın ihtiyaçlarını ve hedeflerini otomatik olarak anladığınızı varsaymayın. Proje planınızı belgelemeye çok geçmeden önce, ekipteki herkesin projesini ve yeteneklerini ve kaynaklarını gerçekten anladığınızdan emin olmak için onlarla konuşun.

2. Projeyi

tüm çıktıların bir listesini geliştirin. Bu liste, daha büyük projeyi belirli ekip üyelerine atanabilecek daha küçük görevlere ayırmalı ve her teslim edilebilir veya görevle ilgili tahmini son tarihler eklemelisiniz.

Her bir teslim edilebilir için onay sürecini anladığınızdan ve belgelediğinizden emin olun. Eğer projeniz harici bir müşteri içinse, iç onay sürecinden emin olun, böylece gecikmelerden şaşıracaksınız ya da rakip fikirlerle dolup taşmayacaksınız.

3. Ekibinizle konuşun

Her bir teslimat veya göreve dahil olan tüm bireyleri ve / veya organizasyonları isimlendirin ve sorumluluklarını ayrıntılı olarak açıklayın. Aksi takdirde, iletişimsizlik ekip üyelerinin işlerini tekrar yapmak zorunda kalabilecekleri gecikmelere ve durumlara yol açabilir.

Takımınızla ilgili saldırı planınız hakkında konuşmak için bir başlangıç ​​toplantısı düzenleyin. İşi yapmanın en iyi yolu hakkında düşünmenize yardımcı olmalarını isteyin. Bu sadece daha verimli olmanıza yardımcı olmaz, aynı zamanda satın alma işlemlerini gerçekleştirmenize yardımcı olur, çünkü süreç üzerinde daha fazla sahip olmalarını sağlarlar. Basecamp gibi bir proje yönetim aracını kullanmak, herkesin tek bir yerde belgeleri ve konuşmalarını takip etmesine ve saklamasına yardımcı olabilir.

Projeler hakkında iletişim kurmak için e-posta kullanıyorsanız, büyük ileti dizilerini sürekli ileri ve geri yönlendirmek yerine, ekip üyelerine uygun proje ilgisi gerektiren e-postaları atamanıza olanak tanıyan bir ekip gelen kutusu e-posta çözümü kullanmayı düşünün.

4. Riskleri belirleyin

Projenizde yer alan riskleri belirleyin. Bir şeyin beklenenden daha uzun sürmesi durumunda ya da maliyetler başlangıçta beklediğinizden çok daha fazla olursa, ne yapacağınızı düşünün.

Her olası olumsuz sonuç için belirlenmiş belirli bir eylem planınız olması gerekmez. ama takımınla biraz zaman geçirmelisin, neyin yanlış gidebileceğini düşünerek. Ardından, daha sonra koruma altına alınmak yerine bu riskleri en baştan azaltmak için yapabileceğiniz kadar çok şey yapabilirsiniz. Risk faktörleri, bütçenizi nasıl etkilediğine de etki edebilir.

5. Bütçe oluşturun

Sizin kilometre taşlarınız listesine eklenebilir ve teslim edilenler proje maliyeti ve tahmini bütçe hakkında bilgi olmalıdır. Paranın nasıl harcanması gerektiğini belirlemeksizin büyük projelere büyük miktarlarda tahsis etme isteğine direnir. Bu, ekibinizin, işi yapmak için birlikte çalışacak kaynakları anlamasına yardımcı olacaktır. Başlangıç ​​bütçenizi belirlerken, bu sayılar mutlak değerler yerine olabilir.

Bazı öğeler için birkaç farklı satıcıdan teklif almanız gerekebilir. Bütçe kısıtlamalarına dayanan daha büyük bir projede değişiklikler yapmanız gerektiğinde veya satıcınız beklediğiniz tam olarak vermediyse, mutabık kalınan proje kapsamını bütçe belgelerinizde kısaca belgelemek yararlı olabilir.

6. Dönüm noktaları ekleyin

Daha geniş bir amaca ulaşmak için tamamlanması gereken kilometre taşları ve görevleri eklemek için bir çerçeve olarak çıktılar listenizi kullanın. Proje ekibi üyelerinin verimliliğini, kullanılabilirliğini ve verimliliğini göz önünde bulundurarak makul süreleri belirleyin.

SMART çerçevesindeki kilometre taşlarınızı düşünün. Hedefleriniz şöyle olmalıdır:

• Spesifik: Herkesin anlayabileceği net, öz ve dilde yazılabilir.
• Ölçülebilir: Uygun olduğunda sayıları veya kantitatif dili kullanın. Kişisel, sübjektif yoruma kadar başarı gösteren belirsiz tanımlardan kaçının.
• Kabul edilebilir: Hedeflerinizden, kilometre taşlarından ve çıktılarınızdan paydaşlardan alın.
• Gerçekçi: Streç hedefler bir şey, ancak elde etmek imkansız olan hedefleri belirlemeyin. Ekibiniz ve paydaşlarınız için can sıkıcıdır ve projenizi erteleyebilir, çünkü imkansızlığı başarmak genellikle daha fazla ücret alır ve daha uzun sürer.
• Zamana dayalı: Somut son teslim tarihlerini ayarlayın. Sizin dönüm noktalarınızla ilişkili son başvuru tarihlerini değiştirmek zorundaysanız, değişikliği ne zaman ve neden yaptığınızı belgeleyin. Ekibinizi ve ilgili paydaşlarınızı bilgilendirmeden gizli değişikliklerden veya son başvuru tarihlerinden kaçının.

7. İlerleme raporlama kurallarını belirleme

Bunlar aylık, haftalık veya günlük raporlar olabilir. İdeal olarak, projenizin çevrimiçi veya çevrimdışı olması için tüm tarafların ilerlemeyi izleyebileceği ortak çalışma alanı oluşturulmalıdır. Bir iletişim planına sahip olduğunuzdan emin olun - paydaşların ne kadar sıklıkla ilerleme kaydettiğini ve haftalık toplantıda veya günlük e-postada bilgi paylaşımını nasıl paylaşacağınızı anlatın.

Sizin kilometre taşlarınızı belirlediğinizde, kurduğunuz çerçeveyi kullanın. raporlarınızı yönlendirin. İlerlemeyi bildirmeniz gereken her zaman yeni raporlar üreterek herhangi bir tekerleği veya atık süresini yeniden oluşturmamaya çalışın. Basecamp gibi bir proje yönetim yazılımı kullanarak, paydaşlarınızı gelen kutunuza dağılmadan veya uzun Slack sohbetlerindeki konuşmaları kaybetmeden döngü içinde tutabileceğinizi unutmayın.

Etkin proje planlama ve yönetiminin sırrı düzenli olarak organize edilmekte ve iletişimde kalmaktadır. takım ve paydaşlar. Proje yönetim yazılımını kullanmaya karar verseniz de olmasanız da, projenizle ilgili tüm materyalleri ve kaynakları nerede ve nasıl depoladığınızı düşünün. İyi şanslar