Kayıt Saklama Takvimi |

Hepimiz iş kayıtlarımızı kaydetmemiz ve korumamız gerektiğini biliyoruz. Ve birkaç yıl sonra, tuttuğumuz tüm bu kayıtların, dosya dolaplarında, kendimiz ve çalışanlarımız için çalışma alanından daha fazla yer kapladığını görüyoruz.

İyi haber şu ki, gerçekten tutmak zorunda değiliz. Tüm bu kayıtlar sonsuza kadar. Evet, bazıları sonsuza dek devam etmemiz gerekiyor. Bazıları sadece IRS bize ulaşana kadar devam ederiz. Ve bazılarına sadece birkaç yıl boyunca ihtiyacımız var.

Hangi kaydın tutulması gerektiğini söyleme, ne kadar süre, biraz daha zor. Geçici kayıtların düzgün bir şekilde elden çıkarılması, sadece kağıtların geri dönüşüm kutusuna atılması kadar kolay değildir.

Burada Kayıt Saklama Programı'nın devreye girdiği yer burasıdır. Bu belge, işletmenizin ürettiği kayıt türlerini (mali, personel, sözleşmeler, işlemler vb.) Listeler; Kayıtların tutulma süresi ve IRS ya da Sarbanes-Oxley Yasası gibi gerekli merci için gereken yasal gereklilikleri tanımlar; rekorun iş operasyonlarında genellikle ne kadar aktif olarak kullanıldığını not edecektir; ve kayıtların hassas kişisel tanımlama verileri içerdiğini not etmek gibi başka bilgiler de içerebilir; ve eğer mikrofilm veya dijital olarak taranan kopyalar kağıt belgenin yasal alternatifleri kabul edilebilirse.

İnternette arama yapın ve Millennium Records Management tarafından sunulan bu gibi kayıt tutma çizelgeleri ve örnekleri hakkında bol miktarda bilgi bulacaksınız. Bununla birlikte, bir örnek programın, neye benzediğinin genel bir temsili olduğunu unutmayın. Kayıt Saklama Programınız, bulunduğunuz yer, hangi eyalet (ler) ve / veya iş yaptığınız ülkelerde, borsada özel mülkiyete veya ticaret hisselerine sahip olmanıza bağlı olarak, bir kamu kurumu niteliğindedir. Hükümet sözleşmelerini ve sayısız diğer faktörleri saklayın.

Muhasebeciniz, hukuk müşaviriniz ve / veya profesyonel bir kayıt yönetim şirketi ile birlikte çalışmak ve geliştirmek için çalışmak isteyeceksiniz.

Kayıtları Saklama Programı'nı resmi olarak uygularsınız. Şirketinizdeki herkes bunu biliyor. Bu, hayati kayıtlarınızın aslında ilk sırada tutulmasını sağlamaya yardımcı olur. Daha sonra, Muhasebesi Ödemeli faturaların birkaç dosya dolabına sahip olduğunu varsayalım. Elde Tutma Programınız bunları 6 yıl boyunca saklamanız gerektiğini söylüyor, ancak tecrübe size sadece 3 yıl boyunca ulaştığınızı gösteriyor. Bunu bilerek, işyeri / ofis kat alanınızı, kayıt dışı depolama veya alternatif bir depolama ortamı sağlamak için bu kayıtları aktarabilirsiniz.

Saklama sürelerinin sonuna ulaşan kayıtlarınız varsa bunları elden çıkarabilirsiniz. Ama dediğim gibi, onları geri dönüşüm kutusuna atamazsınız. Onların bertarafı için yerleşik bir sürece sahip olmanız gerekir. Evet, eski belgelerden kurtulmak için daha fazla belge oluşturmanız gerekir.

Kayıtları üreten kişilerin kayıtlara artık ihtiyaç duymadıklarını belirtmek istersiniz. Kayıtlar, kayıt sürenizin sona erme tarihine kadar, kaydettiğiniz kayıt tutma süresinin sonuna ulaştı ve denetimler, davalar vb. Nedenlerle saklama sürelerinin uzatılmadığını kontrol etmelisiniz.

Ne zaman, belgeler nasıl ve kimler tarafından yok edildi. Bugün bu daha kolay, geçmişte olduğundan daha fazla zaman harcayarak bir yükleme iskelesine kutuları doldurup bir çöplüğün yanındaki bir öğütücüye kağıt doldurdum. Son yıllarda mobil parçalama şirketleri çoğaldı. Büyük kamyona monte edilmiş konfeti öğütücülerinizi işinize taşıyacaklar, kutularınızı kamyona taşıyacak, imha edilmelerine tanıklık edebilecek ve size bir imha sertifikası verebileceksiniz.

Kayıt Saklama Programı'nı kurmak, uygulamak ve takip etmek, şirketinizin işinize devam etmek için ihtiyaç duyduğunuz hayati kayıtları muhafaza etmesini ve sürdürmesini sağlamanın uzun bir yolunu sağlayacaktır. Ve en kötü durum senaryosunda, davalara veya benzerlerine yakalanmalı, kayıtlarınızın düzenli olarak ortaya çıkmış, kurulmuş, onaylanmış, belgelenmiş bir süreçte tutulduğunu ve yok edildiğini kanıtlayın, ve gece yarısında değil, ahırın arkasında suçluluk ve sorumluluktan kaçınmak veya yasal süreci engellemek için amatör bir girişim.

Steve Lange

Kıdemli Editör

Palo Alto Yazılımı