Sivil Toplum Kuruluşları için Risk Yönetimi: Yolsuzluğu Azaltmanın 10 Yolu

Kâr amacı gütmeyen kuruluşların kalpleri doğru yerde olabilir, ancak, parasal işlemler yapan herhangi bir organizasyon gibi, sahtecilik riski her zaman mevcuttur. Kelly ve Owns, LLC 2008'de iç dolandırıcılık olarak 84 milyar dolar tahmin etti. Kiliselerden hayır kurumlarına kadar, sivil toplum kuruluşları kendilerini yozlaşmış bireylere ve insanca yönetime karşı korumak için gerekli önlemleri almalıdır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar arasında hileli faaliyet riskini azaltmak için 10 teknik taslağı hazırladık. Bu makale dolandırıcılık azaltımına sağlam bir giriş yapmayı sağlarken, kar amacı gütmeyen sektörün bu çok önemli yönünü araştırmak için önemli bir zaman ayırmanızı tavsiye ediyoruz.

1. örnek kurşun

En basit teknik yönetim yöntemlerinden biri, kurumun etik prensiplerini açıklığa kavuşturmaktır. Bu iki yolla yapılabilir: doğrudan ve dolaylı olarak. Çalışan eğitimine dolandırıcılık azaltımını dahil ederek konuyu doğrudan ele alın. Bu tür davranışların yakından izlenmesini sağlayın, failler kanunun tam kapsamına girer. Bu mesajı yönetimsel örnek yoluyla dolaylı olarak pekiştirin. Örgütün liderleri, kabul edilemez davranışları tespit etmek ve disiplin altına almak için sürekli olarak dürüstlük ve özen göstermelidir. Kuruluşunuzu paranoyak, suçlayıcı bir rejime dönüştürmeyin, ancak çalışanların ve gönüllülerin izledikleri, sıkı ve nazik bir şekilde izlediklerini görün.

2. Böl ve yönet

Sayılarda güvenlik var. Bu atasözü, normal olarak, dışardan gelen dış güçlere karşı koruma önerisinde bulunurken, içeriden gelen tehditleri tespit etmek için de eşit derecede uygulanabilir. Bu, organizasyonun her seviyesinde kontroller oluştururken akılda tutulması gereken temel bir kılavuzdur. Görevleri böylelikle paraya bölmek, çoklu bireyler tarafından ele alınmalı ve izlenmelidir. Tek başına hareket eden tek bir kişinin, başkaları bir işlemde yer aldığında sahtekarlık girişimi daha az olasıdır. Örneğin, bir bağış toplama olayından sonra, nakit bağışları saymak, kaydetmek ve yatırmak için tek bir kişiyi atamak zayıf bir uygulama olacaktır.

3. Banka hesabınızı güçlendirin

Bankadaki para, gerektiği kadar korunmamış olabilir. Birkaç basit önlem alarak, fonlara erişimi sınırlandırır. İlk önce bir banka kartı kullanmayın. Borç korumaları sınırlıdır ve eksik paralar telafi etmek için zor olabilir. İkinci olarak, hesabınızı nakit para çekme işlemlerini yasaklamak için ayarlayın. Nakit kaygan bir maddedir. Para çekme, muhasebeciye yapılan çek şeklinde olmalıdır. Bu, çekilmeleri daha kolay takip etmek ve kontrol etmek için ek bir adım ekler.

4. Titiz muhasebe

Her kuruluşun dikkatli ve kapsamlı bir şekilde belgelenmiş bir muhasebe sistemine ihtiyacı vardır. Bu, şüpheli etkinliği tespit etmenin en kolay yoludur. Etkili bir sistem kurmak, sadece her şeyi kaydetmek anlamına gelir. Ne kadar küçük olursa olsun, her parasal işlemi yazmanın bir yolunu standartlaştırın. Kimin ne zaman ve ne zaman yaptığını kaydedin. Para bağış bağışları örneğinde, parayı kimin topladığını, kim parayı sayar, kim olduğunu takip edin yeniden parayı yatıran parayı sayar, vb. Kaynağa kadar takip etmek kolay temiz kağıt yollar kurun. Operasyonunuzun ölçeğine bağlı olarak, kâr amacı gütmeyen bir muhasebe uzmanı işe almak kötü bir fikir olmayabilir.

5. Kredi kartı kullanma

Kuruluşunuz, bir işletme kredi kartının kullanımından büyük olasılıkla yararlanacaktır. Nakit ve çekler her zaman pratik değildir ve daha önce de belirttiğimiz gibi banka kartları iyi bir fikir değildir. Kredi daha iyi korumalara sahiptir ve dolandırıcılık durumunda paranızı boşa harcamaz. Kredi kartı kullanımındaki anahtar makbuz tutmaktır. Her satın alım için, bir makbuz aldığınızdan, belgelediğinizden ve dosyaladığınızdan emin olun. Her fatura döneminin sonunda, makbuzları iki kez kontrol edin ve toplam masrafların ekstrenizdeki miktara eklendiğinden emin olun.

6. Çalışanların taranması

Güvenilir bir ekibin montajı açıktır. Bu, potansiyel çalışanlar için arka plan kontrollerinin yapılmasını içerecektir. Başvuranın görevi kötüye kullanma tarihi olup olmadığını öğrenin. Bunu yapmak size bir sorun dünyası kurtarabilir. Ayrıca, referanslar isteyin ve aslında onlara başvurun. Eğer birkaç güvenilir kaynak başvuru sahibini destekliyorsa, bu harika bir başlangıç. Dolandırıcılık sorunlarını çözmek için görüşme zamanını kullanın. Başvuranın karakterini basit bir konuşma yaparak okuyabilirsiniz. Dolandırıcılığa dair varsayımsal senaryoları kullanarak onu yürüyün. Bu, başvurucunun düşünce süreci hakkında, kuruluşunuzun bu tür konuları ciddiye aldığını belirten mesajını size bildirecektir.

7. Bütçe belirle

Bundan daha basit olamazsın. Bir bütçe belirleyip ona bağlı kalın. Bu, gerçekte oraya gitmeden önce paranızın nereye gideceğini bilmenin bir yoludur. Beklentileri yaratarak paranızın nereye gitmesi gerektiğini görebilir ve durumun gerçekliği ile karşılaştırabilirsiniz. Bütçeleme, aşırı harcamaları engellemeye yardımcı olacaktır. Her bir kategoriye ne kadar para ayırmanız gerektiğini ve tutarsızlıkları daha iyi tanımlayabileceğinizi bileceksiniz. Zaman geçtikçe bütçenizi ayarlamanız gerekecek. Bu iyi. Ancak, gelecekteki varlıkların öngörülebilirliğinden bağımsız olarak, her zaman en iyi tahminlerinize dayalı bir bütçe ile devam edin.

8. Denetimler

Periyodik sürpriz denetimler, kuruluşun finansmanını doğrulamaya yardımcı olur. Sadece sahtekârlık tespit etmek amacıyla yapılmamakla birlikte, denetimler para akışının gözden geçirilmesinde etkilidir.Bütün organizasyonlar bir denetim yapamaz. Bu durumda, muhasebe bilgilerini ve işlem geçmişini gözden geçirmek için alternatif bir dış taraf kullanın. Bir dış taraf, ihtiyaç duyulan ikinci bir göz seti olarak hareket edebilir ve gözetimin tespit edilmesine yardımcı olabilir. Sahteciliği fiilen tespit etmenin yanı sıra, bu tür önleyici tedbirler önleyici tedbirler olarak iki katına çıkar, çalışanların organizasyonun aktif olarak yanlış atlamaları izlemesini sağlar.

9. Çekler üzerindeki imzalar

Kuruluş adına yazılan kontrollerde iki imza gerektiren, en az iki kişinin işlemi gözden geçirip onayladığı garanti edilecektir. Yine, bu, işgücünü bölmeye ve bir işlemi tamamlamak için gereken insan sayısını arttırmaya kadar gider. Bir kişinin gözetimsiz çek yazmasına izin verilirse, sahtekârlık kapısı tamamen açıktır. Mümkün olduğunda boş kontrollerden de kaçınılmalıdır.

10. Küçük nakit

Kâr amacı azaltma, kâr amacı gütmeyen kuruluşun mali düzeyinin her düzeyinde gerçekleşir. Çoğu kuruluş küçük ve genellikle tahmin edilemeyen işlemler için küçük bir nakit kaynağı bulundurmaktadır. Küçük paranın ne kadar harcandığının izini kaybetme hatasını yapmayın. Evet, genellikle çeşitli amaçlar için tasarlanmıştır, ancak, dolar faturaları şeklinde geldiği gibi, küçük nakit kötüye kullanımı kolaydır. Makbuzları tutun ve sıkı bir harcama kaydını tutun. Küçük işlemlerin dikkatli kontrolü, sahteciliği daha yüksek, daha zararlı seviyelerde erteleyecektir.