Etkili Toplantıları Nasıl Düzenler?

[Bu, 5. Vites Danışmanlığı'ndan Helena Hauk'un bir misafir direği. Helen, etkili toplantılar düzenlemekten söz etmek için bize yaklaştı ve konuya hayır diyemedim. - Kai]

Kimse toplantılardan hoşlanmaz ve eğer insanlar onlardan uzak durabilirlerse yapacaklar. Ne yazık ki toplantılar, özellikle firmanız büyüdükçe ve birebir iletişim daha da dağınık hale geldikçe, iş yapmanın gerekli ve hayati bir parçasıdır. Toplantılar, enerjiyi kuruluşunuzdan boşaltmak zorunda kalmaz (ya da zamanınızı tüketir). Toplantıların organizasyonel vampirlere dönüşmesini engellemek için:

1. Bir gündemle başlayın: Tam olarak ne istediğinizi bilin ve ekibinize dan önce konferans odasına gidiniz.
2. Önceden iletişim kurun.: İnsanların, hangi personelin orada olmasını beklediğinizi ve onlarla ne getirmeleri gerektiğini (örneğin raporlar, istatistikler veya diğer önemli bilgiler) önceden bildirin.
3. Düşünceleriniz olsun: Ekibinize önce, sırasında ve sonrasında Onların zamanlarının değerini anlıyor ve toplantınıza katılabilmeniz için onları feda ettiğinizi takdir ediyorsunuz. Zamanınıza değer verdiğinizi ve saygı duyduğunuzu gösterecektir.

Toplantıdayken hedefte kalmanız ve önceden belirttiğiniz gündemi takip etmeniz önemlidir. Çoğu toplantı, izin vermemenize izin verirse izler. Her zaman kontrolde kalın. Birisi konu dışı ya da gruba uygun olmayan sorular sorarsa, daha sonra onlarla konuşmak için randevu alın. Böylelikle, gruptan veya eldeki görevden kaçınmaksızın aradıkları dikkati ve tepkileri aldıklarını hissederler.

Toplantınızı kapatırken, herkesin bir sonraki adımları açıkça anladığından emin olun. tarihinden önce tüm görevleri ve teslim tarihlerini atayın. Bu şekilde toplantınız, gününüze sadece kesinti yapmaktan ziyade ilerlemelere yol açar.

Hatırlayın, toplantılar işinizi ilerletmeli, zamanınızı tüketmemelidir. Toplantının emdiği zamanı öldürmek ve takımınızı takip etmek size kalmış. İyi düşünülmüş bir plan, güçlü iletişim ve geleceğe yönelik stratejik bir gözle yapın.

“Verimlilik asla bir kaza değildir. Her zaman mükemmelliğe, akıllı planlamaya ve odaklanmış çabaya bağlılığın sonucudur. “~ Paul J. Meyer