Parçalamak mı, Parçalamak mı? Yeni İşletmeler İçin Kayıt Tutun |

Kendi işinizi kurmak, gemi dünyasına heyecan verici bir ilk adımdır. Aynı zamanda IRS ile ilişkinizin başlangıcıdır.

Yasal kayıtlarınızı IRS 'sake için yasal olarak tutmak zorundasınız. Ama hangileri üzerinde durmak gerekir ve hangileri sadece fazla ofis dağınıklığı var?

Online defter tutma hizmetinde Bankacılık, finansallarınızı takip etmenin daha ince nüansları olduğunda uzmanız. Bu kılavuzda, saklamanız gereken kayıtlara, bunları ne kadar tutmanız gerektiğine ve kayıtlarınızı düzenli tutmak için kullanabileceğiniz birkaç etkin yönteme bakacağız.

Ayrıca Bakınız: Bunu Giderebilir miyim? Bir Muhasebeci Yazma Kapatma Dünyasını Açıklar

Hangi vergi kayıtlarını tutmam gerekiyor?

Serbest meslek sahibi iseniz veya küçük bir işletme sahibi iseniz IRS, gelir taleplerini destekleyen dökümanları saklı tutmanızı gerektirir. veya vergi beyan formunuzda görünen kredi. Bu, kazandığınız IRS'ye ne kazandığınızı kazandığınızı veya satın aldığınız IRS'ye ne satın aldığınızı kanıtladığınızı kanıtlar.

Genel olarak, saklamanız gereken belgeler şunları içerir:

• Makbuzlar
• Banka ve kredi kartı ekstresi
• Faturalar
• Çekler
• Faturalar
• Ödeme belgesi
• Muhasebecinizden mali beyanlar
• Önceki vergi beyannameleri
• W2 ve 1099 formları
• Bir maddeyi destekleyen diğer belgesel kanıtlar Vergi beyannamenizde gösterilen gelir, kesinti veya kredi tutarı

Unutmayın, bu kapsamlı bir liste değildir. İşletmenizin doğası ve hukuki yapısı, IRS için hangi kayıtlara ihtiyacınız olduğunu etkileyecektir.

İspat yükümlülüğü, iş sahibinin gerekli tüm belgeleri vermesidir. Yani, kayıt tutmaya başladığınızda, bu basit ilkeye uyun: Her şeyi koruyun

Bir denetim durumunda, ilk savunma hattınız makbuz ve vergi kayıtlarıdır. Bunların hepsini saklamak, koruma düzeyinizi en üst düzeye çıkaracaktır. Ayrıca, makbuzlarınızın güvence altına alınması, borcunuzu ödeyeceğiniz herhangi bir vergi iadesi talep edebileceksiniz.

Ayrıca Bakınız: 7 Muhasebecilik Alışkanlıkları Kabul Edilmelidir

Muhtemel bir istisna: $ 75 kuralı

Bazı masraflar vardır. makbuz tutmak için yasal olarak gerekli değilsiniz. Örneğin, IRS aşağıdakiler geçerli olduğu sürece seyahat (eksi lojman), eğlence, hediyeler veya ulaşım için makbuzları tutmanızı gerektirmez:

• Konaklama dahil değil, masraf 75 doların altındadır
• Harcama, nakliye içindir ve bir makbuz kolayca temin edilemez

Bununla birlikte, bir denetim durumunda, 75 $ altındakilerin bile herhangi bir masrafının söz konusu olabileceğini unutmayın.

Daha fazla bilgi için, IRS'nin 75 $ altındaki masrafları kanıtlama yönergelerine bakın.

Ayrıca Bakınız: Muhasebe Hile Sayfası

Vergi kayıtlarınızı ne kadar süreyle saklayın

Üç yıllık kural:

Verginizi korumak için planlayın İade başvurusunda bulunduğunuz tarihten itibaren üç yıl sonra veya söz konusu iadenin bitiş tarihinden itibaren (hangisi daha sonra ise). İadenizi erken gönderirseniz, teslim tarihine göre yapılmış gibi kabul edilir.

Bu üç yıllık kural bize, vergi mükellefinin sizin tarafınızdan değiştirilebileceği süreler olan Sınırlamalar Tüzüğü aracılığıyla gelir. vergi iadesi veya IRS'nin söz konusu vergi beyannamelerini denetlemesi. Sınırlamalar süresi dolduğunda, bu süre için vergi kayıtlarını saklamanız gerekmez.

Üç yıllık kural için istisnalar:

Her zaman olduğu gibi, bu kuralın istisnaları vardır. Bazı durumlarda, üç yıllık Sınırlama talepleri Statüsünden daha uzun kayıtlara tutmanız gerekir. İstisnalar arasında aşağıdakiler yer almaktadır:

Kötü borçlar ve değersiz menkul kıymetler: Eğer bunlardan herhangi birinin maliyetini vergi iadenizden düşerseniz, rekoru yedi yıl saklayın.

Çıkarılamayan gelir: Eğer rapor veremiyorsanız IRS'ye geliriniz, ve iadenizde belirtilen brüt gelirin yüzde 25'inden daha fazlasıdır, kaydettiğiniz tarihten sonraki altı yıl boyunca ya da geri dönüş tarihinin hangisi daha geç ise kayıtlarını tutar.

Çalışan kayıtları: İstihdam kayıtları, ilgili bordro vergilerinin vadesi geldiğinde dört yıl sonra veya daha sonra ödenirse ödenmelidir.

Hileli iadeler: Eğer hileli bir şekilde iade yaparsanız daha iyi tutun. IRS'yi yanlış yönlendiren iadelerde herhangi bir sınırlama yoktur.

Mülkiyet kayıtları: Sınırsızlık süresi boyunca mülkün mülküne bağlı kayıtları tutmanız gerekir - üç yıl sonra mülkün mülkiyeti

Mülk kayıtları ile ilgili olarak, tapular, başlıklar ve maliyet esası kayıtları gibi belgelere sahip olmanız gerekir. Bu, herhangi bir amortisman, itfa veya tükenme indirimini hesaplamanıza ve mülkünüzü sattığınız veya elden çıkardığınız zaman kazanç veya zararı hesaplamanıza olanak sağlar.

Ayrıca Bakınız: 6 Küçük İşletmeler Risk Altındaki Muhasebe Hataları

Nasıl Yapılır? mağaza makbuzları ve vergi kayıtları

Hangi kayıtları tutmanız gerektiğini ve ne kadar süre için tuttuğunuzu belirledikten sonra, bunları düzenlemek için bir sistem kurmanın zamanı gelmiştir.

Neyse ki IRS dijital belgeleri kabul ettiği sürece kabul eder. Orijinallerin eksiksiz, doğru şekilde çoğaltılması. Talep üzerine, verilen herhangi bir belgenin okunabilir, basılı bir kopyasını üretebilmeniz gerekir.

Bu, vergi kayıtlarınızı saklamak için gıcırtılı bir dosya dolabı kullanma günlerinin bittiği anlamına gelir; Kağıtsız gitmek ve kayıtlarınızı sırayla tutmak için kullanabileceğiniz bir dizi dijital çözüm vardır.

Dropbox, Evernote veya Google Drive gibi güvenli bulut depolama seçenekleri, belgelerinizi çevrimiçi ortamda güvenle saklamanıza olanak tanır. İşiniz kurulduğunda, çok fazla evrakla uğraştığınızı fark ederseniz, otomatik, yüksek hızlı bir tarayıcıya yatırım yapmayı daha verimli hale getirmek için yatırım yapmayı düşünün.

Ayrıca, yedek bir kopyasını saklamak da iyi bir fikirdir. Dokümanlarınızı, parola korumalı bir fiziksel depolama aygıtında veya ikincil bir bulut hesabında

Ayrıca Bkz: Küçük İşletme Muhasebesi 101: 9 Peşinde Yeni İşler Alma Adımları

Vergi dışı amaçlar için kayıt tutma

Vergi amacıyla bir belgeye artık sahip olmanız gerekmediğinde, parçalamadan önce kesinlikle bunlara ihtiyacınız olmadığını kontrol edin. Alacaklılarınız, avukatınız ya da sigorta şirketiniz, IRS'den daha uzun süre saklamanız için size ihtiyaç duyabilir.

Artık çevrimiçi depolama alanı kullanıyorsanız, artık ihtiyacınız olmayan belgeleri silmek yerine, bunları kalıcı olarak arşivleyebilirsiniz.

Küçük işletme kaydının gri alanlarına gidin ve kağıtsız bir sistem kurmaya başlayın - sizi her zaman kurallara göre oynadığınızdan emin olarak, sizi ofis karmaşasının tehlikelerinden koruyacaktır.