Etkin Faturalama İçin 7 İpucu

Küçük işletme sahibi olarak, muhtemelen yaptığınız şeyleri seviyorsunuz ve yapabiliyorsanız, ücretsiz olarak yapabileceğinizi söyleyebilirsiniz. Ancak günün sonunda, işinizi sürdürmek için nakit akışına ihtiyacınız var.

bir fatura Müşterilere, sağladığınız ürünler veya hizmetler için gönderilen bir faturadır. Neyin satıldığını, müşterinin ne kadar borcu olduğunu ve müşterinin ne zaman ve nasıl ödeme yapması gerektiğini açıklar. Büyük şirketler, muhasebecilerini faturalandırmalarını yapmak için tahsis ettiler, ancak çoğu küçük işletme sahipleri bunu kendileri yapmak zorunda. Ve 1000 Amerikan küçük işletme sahiplerinin bir Intuit anketine göre, ortalama küçük işletme herhangi bir ayda vadesi geçmiş ödemelerde 5.000 $ 'dan fazlasını bekliyor.

Investmentmatome, muhasebecilerin faturaları daha verimli hazırlayabilmeleri ve daha hızlı ödeme yapabilmeleri konusunda muhasebecileri ve faturalandırma profesyonellerini konuştular.

1. süreci otomatikleştirin

Henüz yapmadıysanız, faturalarınızı otomatikleştirmek için bir yazılım kurun. QuickBooks, Xero, FreshBooks ve Wave Accounting gibi çoğu muhasebe platformu faturalama yeteneklerini içerir veya Bill.com, Hiveage ve Billbooks gibi sadece fatura hizmeti için kaydolabilirsiniz.

Billbooks CEO'su Sagar Kogekar, Investmentmatome'e gönderilen bir e-postada, “Excel ve PDF'lerden bulut faturalama uygulamalarına geçme zamanı geldi” diyor. “Orada yazılım yığınları var, ve eğer birini seçerseniz zamandan ve paradan tasarruf edersiniz.”

Küçük işletmelerin yaklaşık% 70'i, şirketlere otomatik faturalama hizmetleri ve masraf yönetimi ürünleri sunan bir şirket olan Washington, Bellevue tarafından yapılan 200'den fazla küçük işletme liderinin 2015 anketine göre faturalama yazılımı kullanmaktadır.

Faturalama yazılımı kullanarak hataları azaltır ve para tasarrufu sağlar. Tedarik yönetimini araştıran bir Boston firması olan Ardent Partners'ın 2012 raporuna göre, faturalandırma süreçlerini otomatikleştiren şirketler faturalama maliyetlerini% 40 ila% 70 oranında azaltmaktadır. Otomasyon aynı zamanda faturalandırmayı daha hızlı hale getirir ve girişimcilerin işlerini yürütmeye odaklanmalarını sağlar.

Concur ürün yönetimi direktörü Jessica Staley, Investmentmatome'e “Elindeki veri girişi şapkasını yerine CFO şapkalarını kullanarak değerli zamanlarını harcayabilirler.

2. Yazılı teklifleri gönderin

Mümkünse, sunduğunuz ürün veya hizmeti sunmadan önce müşterilerinizin beklentilerini yazılı bir fiyat teklifi göndererek yönetin. Bir teklif, işin tahmini maliyetini ve nakit, kredi kartı, çek veya online olarak ödemeleri nasıl kabul ettiğinizi içermelidir. Siparişi kabul etmeden önce müşterinin şartlarınızı yazılı olarak kabul ettiğinden emin olun.

“Ben her şeyi belgelemenin büyük bir hayranıyım” diyor Wave Accounting'in ürün pazarlama müdürü Sara Rosenfeld.

3. Kısa ödeme koşullarını ayarlayın

Bir müşteriye bir fatura gönderdiğinizde, ödeme için zaman çerçevesini belirtin. Standart, genellikle 30 gün veya daha azdır, ancak istediğiniz süreyi seçebilirsiniz.

Ortalama borçlu 12 milyondan fazla faturanın Xero analizine göre iki hafta geciktiriyor. Xero'daki uzmanlar, 30 gün içinde gerçekçi bir şekilde ödeme almak istiyorsanız ödeme şartlarını 13 gün veya daha kısa bir sürede ayarlamayı önerir. Çevrimiçi faturalandırma, müşteriler için daha hızlı ödeme yapmayı kolaylaştırıyor, diyor Xero’nun muhasebe müdürü Amy Vetter.

Vetter, Investmentmatome'e şunları söylüyor: “İnsanlar, bir şeyleri online olarak ödemek için ve Cuma günü çeki kesmeyi beklemek zorunda değiller. “Bu tür [kısa] ödeme şartlarını müşterilerle ayarlamak daha kabul edilebilir.”

4. Bir numaralandırma sistemi oluşturun

Faturalarınızı numaralandırmak, gelen ödemeleri vergi amacıyla takip etmenize yardımcı olacaktır. Her faturası işaretlemek için harf, sayı veya ikinin birleşimini kullanabilirsiniz. Sizin için çalışan bir sistem seçin, ancak faturalama uzmanları ilk faturanız için “001” kullanmamanızı tavsiye eder. Daha yüksek bir sayıdan başlamak, müşterilerinizin yeni bir işletme olsanız bile, yerleşik bir uzman olarak sizi görmesine yardımcı olur.

FreshBooks'ta ürün pazarlaması ve müşteri katılımı sorumlusu Faraz Shafaghi, “0053 ile başla, sadece biraz daha profesyonel olarak karşımıza çık” diyor.

5. Kibar dil kullanın

Shafaghi, her ne kadar hafif görünse de, “lütfen (tarih) ile öde” ve “işiniz için teşekkür ederim” gibi ifadeleri kullanarak ödeme şansınızı artıracaktır. Ayrıca, zamanında veya erken ödeme yapan müşterilere teşekkür notları veya e-posta gönderebilirsiniz.

“Müşterinize sunduğunuz diğer ürün ve hizmetlere ve tekrar sunmayı seveceğinizi hatırlatın,” diyor bir yazılım firması olan Sage North America'nın ürün yönetimi yöneticisi Mike Savory.

6. Faturaları derhal gönderin

Bir hizmeti tamamladıktan veya müşteriye mal gönderdikten sonra derhal bir fatura gönderin. Bu, müşterinin zihninin en üstünde kalmanıza yardımcı olacak ve çabukluk için bir emsal oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Mümkünse, müşterilerin Apple Pay veya Square gibi bir mobil ödeme sistemi ile yerinde ödeme yapmasına izin verin. Wave, Flint Mobile ve QuickBooks gibi bazı faturalandırma sistemleri de işletme sahiplerinin mobil ödeme kabul etmesine izin veriyor.

7. Takip

Hemen ödeme almadıysanız, müşterilerinize son ödeme tarihleriyle ilgili hatırlatıcılar gönderin. Dalga Muhasebesi'nden Rosenfeld, ödemeniz için bir hafta geçmeden hatırlatmalar göndermeye, gecenin sona ermesine ve geç kalmadan her hafta bir hafta sonrasına göndermeye uygun.5.000 ABD doları gibi büyük biletler için, daha sık hatırlatma göndermek için kabul edilebilir.

Çok fazla takip e-postasıyla zorlukla karşılaşmaktan endişe ediyorsanız, Rosenfeld, müşterilerinize otomatik ödeme bildirimleri ayarlamak için faturalandırma yazılımınızı kullanmanızı önerir.

Sage Kuzey Amerika'dan Savory, “Hatırlatıcı göndermenin veya ödenmemiş faturaları takip etmenin kaba veya müşteri ile kurduğunuz bir ilişkide bir ihlal olarak değerlendirilmesinden endişelenmeyin” diyor. “Bir iş yapıyorsunuz ve hızlı ve eksiksiz ödeme ihtiyacı hiç kimseye sürpriz olmamalı.”

Küçük bir işletmenin başlatılması ve çalıştırılmasıyla ilgili daha fazla yardım için, Sitemizi Ziyaret Edin Small Business Guide.

Teddy Nykiel, kişisel finansmanı kapsayan bir personel yazarıdır. Investmentmatome. Onu Twitter'da takip et @teddynykiel ve üzerinde Google+.

İStock görüntü